Algemene voorwaarden schrijven in het bedrijfsleven

Zakelijke voorwaarden vormen de contractbasis tussen u en uw klant. Het maakt niet uit of uw bedrijf producten of diensten levert, een document met algemene voorwaarden is essentieel. Het beschermt uw bedrijf, definieert uw procedures, beperkt uw aansprakelijkheid en legt uit wat u overeengekomen bent te doen. Afhankelijk van uw bedrijf kunnen speciale bepalingen passend zijn om op te nemen in uw algemene voorwaarden, maar in veel gevallen creëert u door simpelweg een paar basissecties op te nemen een effectief, maar eenvoudig document dat gemakkelijk te begrijpen is voor de klant en voldoet aan uw zakelijke behoeften.

1

Schrijf een gedeelte met algemene voorwaarden over de prijs. Geef duidelijk aan wat de prijs wel of niet omvat, zoals invoerrechten of belastingen.

2

Geef een alinea op waarin termen of woorden worden gedefinieerd die verwarring bij de klant kunnen veroorzaken. Het gebruik van het woord 'goederen' kan bijvoorbeeld verwijzen naar zowel producten als services in uw bedrijf. Maak duidelijk wat u verkoopt en houd de terminologie eenvoudig en vertrouwd om misverstanden te voorkomen.

3

Bied een privacyverklaring aan die aangeeft dat u zich inzet voor het beschermen van de privacy van de klant. Laat hem weten dat zijn informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd en niet zal worden verkocht, gedeeld of verhuurd aan derden.

4

Beschrijf wat kwaliteit voor uw bedrijf betekent. Geef bijvoorbeeld aan dat het product gegarandeerd van goed vakmanschap en kwaliteit is en in alle opzichten gelijk is aan de verstrekte monsters.

5

Stel specifieke instructies op over acceptabele betalingsmethoden. Voeg informatie toe die duidelijk aangeeft wanneer de volledige betaling verschuldigd is, zoals een periode van 30 dagen. Vermeld eventueel informatie over te late betalingen, in rekening gebrachte rente en geretourneerde cheques. Dek alle aspecten van verzending volledig af, zoals kosten, verzekering, vrachtkosten en retouren.

6

Schriftelijk vastleggen onder welke prijswijzigingen zich kunnen voordoen en hoe de klant de informatie ontvangt. Geef voor een bedrijf met terugkerende service informatie over periodieke prijsverhogingen en hoe klanten worden geïnformeerd.

7

Geef schriftelijk garantie en beschrijf hoe hiermee wordt omgegaan. Geef bijvoorbeeld aan dat het product gedurende 12 maanden vrij is van defecten in vakmanschap en materiaal. Geef aan of reparatie of vervanging gratis is inbegrepen tijdens de garantieperiode. Wees specifiek over de limiet van uw aansprakelijkheid.

8

Bepaal de methode die wordt gebruikt om problemen op te lossen, zoals bemiddeling. Het is veel minder duur, tijdrovend en stressvol dan geschillen.