Stapsgewijs salarisadministratieproces

Payroll omvat het uitvoeren van vele taken om te zorgen voor nauwkeurige en tijdige loonstrookjes, loonbelasting en administratie. Deze taken kunnen niet overhaast worden uitgevoerd en moeten met nauwgezette details worden uitgevoerd. Anders kunnen er foutieve loonstrookjes en onjuiste loonbelasting- en administratieprocedures ontstaan.

De eerste situatie kan ervoor zorgen dat werknemers overstuur raken; de laatste twee situaties kunnen leiden tot sancties van de Internal Revenue Service en het Amerikaanse ministerie van Arbeid. Pas daarom bij de loonadministratie een stapsgewijs proces toe.

  1. Verwerk de salarisadministratie van tevoren

  2. Verwerk de salarisadministratie van tevoren. Stel een salarisverwerkingsschema op waarmee u ruim de tijd heeft om de salarisadministratie te verwerken en ontdekte fouten te corrigeren voordat werknemers hun salaris ontvangen. Voer bijvoorbeeld de loonadministratie twee of drie dagen vóór de daadwerkelijke betalingsdatum uit.

  3. Werk de werknemersrecords bij

  4. Breng indien van toepassing wijzigingen aan in de loonadministratie van de werknemer. Dit omvat: adreswijzigingen; wijzigingen in de loonaftrek, zoals W-4 en wijzigingen in de vorm van inkomstenbelasting; en vrijwillige aftrekwijzigingen, zoals pensioen- en gezondheidsvoordelen. Voer bovendien informatie over nieuwe medewerkers in voor werknemers die in de huidige betaalperiode zijn aangenomen.

  5. Bereken tijdregistratiegegevens

  6. Bereken tijdregistratiegegevens van tijdkaarten of urenstaten en voer de te betalen uren in het systeem in, zoals reguliere uren, overuren en vakantie-uren. Als u een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem gebruikt, kunt u de tijd importeren in de salarisadministratiesoftware. Het enige dat u hoeft te doen, is ervoor te zorgen dat de tijd correct wordt vervoerd en de nodige bewerkingen uit te voeren.

  7. Prorate Pay zoals vereist

  8. Betaal andere soorten inkomsten, zoals bonussen, commissies en terugwerkende kracht als gevolg van een loonsverhoging. Voer andere aanpassingen uit, zoals extra loon of loonaftrek vanwege te veel of te weinig betaald uit een eerdere betaalperiode. Het salaris van de werknemer in loondienst pro rata als ze opzegt maar niet de hele loonperiode werkt, en stopdatums in de salarissoftware invoeren om toekomstige betalingen te stoppen.

  9. Verdeel bovendien het salaris van de nieuwe werknemer in loondienst als ze wordt aangenomen nadat de huidige loonperiode is begonnen. Als ze bijvoorbeeld begint met werken op de vierde dag van de tweewekelijkse loonperiode, betaal haar dan zeven werkdagen in plaats van tien.

  10. Controleer de salarisrapporten

  11. Druk rapporten af ​​waarmee u de loonlijst kunt verifiëren voordat u looncheques afdrukt en het directe stortingsbestand genereert. Breng indien nodig aanpassingen aan.

  12. Druk looncheques en loonstrookjes af

  13. Druk loonstrookjes en loonstrookjes af. Genereer het directe stortingsbestand en stuur het door naar de bank. Neem contact op met de bank en zorg ervoor dat het op de juiste manier wordt ontvangen en verifieer het ontvangen bedrag.

  14. Houd de salarisadministratie bij

  15. Loonregisters afdrukken met het bruto-nettoloon van werknemers voor de huidige loonlijst. Bestand in een vertrouwelijke opslagruimte. Bewaar deze gegevens minimaal drie jaar. Houd de tijdregistratie en de gegevens waarop de loonberekeningen zijn gebaseerd minimaal twee jaar bij.

  16. Rapporten afdrukken en distribueren

  17. Print en distribueer rapporten die nodig zijn voor gerelateerde afdelingen, zoals personeelszaken en financiën, voor uitkeringsadministratie en afstemmingsdoeleinden. Als een aparte afdeling of bedrijf loonheffingen afhandelt, stuurt u de benodigde belastinggegevens voor elke betaalperiode door naar de juiste persoon.

  18. Tip

    Payroll-software berekent voor u de loonheffingen. Houd echter altijd een exemplaar van de Internal Revenue Service Circular E bij de hand, zodat u inzicht krijgt in uw loonbelastingverplichtingen. Neem contact op met uw staatsbelastingdienst voor richtlijnen over uw loonbelastingverplichtingen.