Belastingen en werkkosten voor W-2-werknemers

Tot voor kort waren veel niet-vergoede werkuitgaven voor W-2-inkomstenbelastingbetalers aftrekbaar toen het tijd was om eindejaarsbelastingen in te dienen. Door nieuwe wetgeving is de aftrek echter geëlimineerd, waardoor sommige bedrijven wellicht hun benadering van bedrijfsuitgaven heroverwegen, met name op het gebied van netwerken. Waar werknemers voorheen bedrijfsgerelateerde uitgaven konden aftrekken, moeten bedrijven mogelijk de kosten voor deze zakelijke netwerkmogelijkheden oppakken of nieuwe manieren vinden om klantenleads te creëren en de verkoop te stimuleren.

Belastingwetgeving elimineert aftrekposten

Met ingang van 1 januari 2018 elimineerde de wet op de belastingvermindering en banen, ondertekend door het Congres, de meeste voorheen toegestane inhoudingen voor werknemers die onkosten hadden gemaakt die niet door hun bedrijven werden vergoed. Enkele van deze nu niet-toegestane uitgaven zijn onder meer vakbondsrechten, lidmaatschappen in professionele verenigingen, gebruik van het thuiskantoor, werkgerelateerde hulpmiddelen, benodigdheden of gespecialiseerde kleding en werkgerelateerde maaltijden, amusement en reizen. Ook kosten voor het zoeken naar werk en verhuiskosten zijn niet meer toegestaan. Hoewel het misschien nog ver weg lijkt, is de opschorting van deze inhoudingen gepland tot 2025.

Standaardaftrekverhoging geeft voordelen

De grote vraag kan zijn: "Waarom zijn deze kosten niet langer toelaatbaar? Wat is er veranderd?" Niet-vergoede werkuitgaven voor W-2-inkomenswerkers konden eerder worden gespecificeerd op schema A van een persoonlijke belastingaangifte, wat meestal een enorme stimulans was om de belastingdruk van een persoon te verminderen. De schrapping van de aftrekposten wordt echter gecompenseerd door een verhoging van de toegestane standaardaftrek. De nieuwe wet heeft de standaard toegestane aftrek bijna verdubbeld, wat uiteindelijk resulteert in een grotere belastingbesparing voor de meeste, maar niet alle, belastingbetalers.

Sommigen kunnen nog steeds inhoudingen ontvangen

Hoewel de aftrek op werkgerelateerde uitgaven voor de meeste werknemers is geëlimineerd, kunnen sommige personen die in de volgende categorieën vallen nog steeds niet-vergoede uitgaven aftrekken:

  • Reservisten van de strijdkrachten.
  • Gekwalificeerde uitvoerende artiesten.

  • Op vergoeding gebaseerde staats- of lokale overheidsfunctionarissen.

  • Werknemers met aan bijzondere waardevermindering gerelateerde werkkosten.

Werknemers die in aanmerking komen voor deze aftrek, moeten IRS-formulier 2106 invullen als onderdeel van hun belastingaangifte. Uitgaven moeten tijdens het belastingjaar zijn gemaakt en normaal en noodzakelijk zijn geweest als onderdeel van het uitvoeren van de genoemde taak.

Bedrijven moeten mogelijk betalen

Voor werknemers die de aftrek niet kunnen opnemen, kan het lijken dat de eliminatie van deze aftrekposten hun vermogen om belangrijke contacten te leggen met potentiële klanten en handelsprofessionals vermindert. Een van de nadelen van zakelijk netwerken is immers dat het duur kan zijn. Uitgebreide reizen om verkoopgesprekken te voeren, het bijwonen van zakelijke conferenties of vergaderingen met potentiële klanten kunnen duur worden, vooral zonder het gebruik van een bedrijfswagen of kilometers worden niet vergoed.

Om hetzelfde productiviteitsniveau te behouden, moeten bedrijven wellicht de manier waarop ze werknemers toerusten voor het uitvoeren van hun werk aanpassen door extra geldmiddelen te verstrekken. Enkele overwegingen kunnen zijn:

  • Verhoog de limiet van de reiskilometers die voor vergoeding in aanmerking komen.
  • Geef toegang tot een bedrijfswagen.
  • Zorg voor een zakelijke creditcard voor gas- of maaltijdkosten. bij het ontmoeten van klanten.
  • Betaal voor lidmaatschappen aan bedrijfsverenigingen.

Houd er rekening mee dat hoewel de nieuwe belastingregels bedrijven ook niet langer toestaan ​​om entertainmentuitgaven af ​​te trekken, ze nog steeds tot 50 procent van de maaltijdkosten mogen aftrekken, zolang aan bepaalde vereisten wordt voldaan. Maaltijden moeten zijn

  • Een uitgave die normaal en noodzakelijk is bij het zakendoen.
  • De maaltijd mag onder de gegeven omstandigheden niet overdadig of extravagant zijn.
  • De medewerker is aanwezig bij de maaltijd.
  • De maaltijd wordt verstrekt aan een huidige of potentiële zakelijke klant, klant, consulent of soortgelijk zakelijk contact.
  • Wanneer maaltijden worden gekocht tijdens of tijdens een entertainmentevenement, moeten de maaltijden apart van het entertainment worden gekocht of moeten de maaltijd- en entertainmentkosten afzonderlijk worden vermeld op een rekening, factuur of bon.

Werknemersaftrek tijdens het reizen

Zoals met veel belastinggerelateerde zaken, moet u voorzichtig zijn en de details van de IRS-richtlijnen controleren met betrekking tot mogelijke aftrekposten die nog steeds zijn toegestaan. Werknemers mogen bijvoorbeeld nog steeds tot 50 procent van de niet-vergoede maaltijdkosten die ze maken aftrekken, maar alleen als ze voor zaken op reis zijn. Weg van huis betekent dat u zich niet in de algemene ruimte van uw fiscale woning bevindt en dat u moet slapen of rusten om uw werk tijdens uw afwezigheid te kunnen doen. Bepalen wat als zakenreizen geldt, kan lastig worden, dus het is een goed idee om uw situatie met een belastingprofessional te bespreken.

Houd er rekening mee dat een zakenlunch met collega's, of een maaltijd die wordt gekocht wanneer u buiten kantooruren op het werk moet blijven, niet als reisscenario's worden beschouwd, dus deze zijn niet aftrekbaar. Voorheen konden belastingbetalers verhuiskosten aftrekken als ze een fulltime baan zouden krijgen binnen een kwalificerende afstand van hun vorige locatie. Tot 2025 zijn deze kosten echter niet meer aftrekbaar.

Soorten zakelijke netwerken

Hoewel werknemers vanwege de kosten de behoefte kunnen voelen om hun zakelijke activiteiten buiten het kantoor te beperken, zijn er enkele goedkope opties die zinvolle zakelijke netwerkmogelijkheden kunnen bieden . Idealiter, als je eenmaal extra connecties hebt gemaakt en hopelijk nieuwe klanten hebt geworven, zal al het geld dat je in eerste instantie vrijmaakt, worden verdiend in termen van verkoopbonussen of misschien promoties - iets van een consult voor de initiële kosten. Beschikbare soorten zakelijke netwerken zijn onder meer:

Toevallige contacten: Misschien wel de bekendste van dit type netwerkgroep is de plaatselijke Kamer van Koophandel in ongeveer 4.000 Amerikaanse steden en dorpen. Leden kunnen maandelijkse vergaderingen bijwonen en advies inwinnen van zakelijke experts over een bepaald onderwerp, maar een regelmatig voordeel zijn de netwerkmogelijkheden die plaatsvinden tijdens het ontbijt of de lunch. Sommige groepen organiseren regelmatig uitwisselingen van visitekaartjes of speciale netwerkevenementen. Jaarlijkse lidmaatschapskosten bedragen doorgaans ongeveer $ 400 en maandelijkse kosten zijn gebaseerd op de grootte van een bedrijf.

Sterke contacten: dit type netwerkgroep is vergelijkbaar met de Kamer, maar is proactiever in het streven naar leden om harde zakelijke leads te krijgen. Ze staan ​​doorgaans slechts één lid van elk beroep toe om zich bij de groep aan te sluiten, zodat de concurrentie om leads wordt verminderd. Soms kan het zijn dat leden elke maand een bepaald aantal zakelijke verwijzingen naar anderen in de groep moeten doen. Er staat wat meer druk op leden, maar er worden ook meer leads voor teruggekregen.

Beroepsverenigingen: dit soort groepen zijn verenigingen van gelijkgestemde professionals, zoals die in de financiële wereld, productie, gezondheidszorg of detailhandel. Hier kunt u netwerken met mensen uit uw vakgebied en ideeën verzamelen en informatie uitwisselen over uw branche.

Socialmediakanalen: het gebruik van sociale media is misschien wel een van de meest goedkope manieren om te netwerken, omdat het u niets kost naast wat u al uitgeeft aan computers en internet, evenals een deel van uw tijd. Het schrijven van een blog, regelmatig posten op de Facebook-pagina van uw bedrijf of het schrijven van informatieve artikelen op LinkedIn zijn manieren om uw bedrijf te laten opvallen. Als mensen reageren op uw berichten, is het belangrijk om te reageren en ook om de mogelijkheden te gebruiken om verbindingen te leggen met deze nieuwe contacten.

Opmerkingen over zakelijke onkostenvergoedingen

Als bedrijven ervoor kiezen om te betalen voor extra uitgaven die hun werknemers tijdens de bedrijfsuitoefening hebben gemaakt, zullen ze de betalingen voldoende moeten verantwoorden om ze als bedrijfskosten in mindering te brengen. Ze kunnen ervoor kiezen om de werkelijke kosten te vergoeden of om een ​​vergoedingsregeling te treffen. Een zorgvuldige boekhouding en rapportage is echter essentieel.

Hoewel feitelijke vergoedingen geen andere boekhouding vereisen dan deze in de juiste onkostencategorie te registreren, moeten overtollige vergoedingen die niet door de werknemer worden verantwoord en niet worden geretourneerd aan het bedrijf, worden opgenomen als loon op het W-2-formulier van de werknemer.