Hoe te citeren in een zakelijke memo

Een zakelijke memo communiceert informatie naar de belangrijkste contactpersonen bij een organisatie. Net als bij elke formele communicatie, moet u wellicht een back-up maken van bepaalde verklaringen - vooral die over numerieke statistieken en citaten van derden. Citeer deze gegevens correct in uw memo, zodat ontvangers indien nodig snel naar de informatie kunnen verwijzen. Zoals het geval is voor veel soorten officiële communicatie, zijn de citatieregels van de APA (American Psychological Association) meestal van toepassing.

1

Schrijf uw zakelijke memo op in het juiste formaat. Begin met de kop, waarin de ontvanger, afzender, datum en onderwerp worden vermeld. De opening vat het doel van de memo samen en de achtergrond breidt de situatie uit. De hoofdtekst van de memo gaat in detail en de laatste afsluiting biedt lezers acties om het probleem in uw memo aan te pakken.

2

Bekijk de achtergrond, inhoud en afsluiting van de memo voor items die formeel moeten worden geciteerd.

3

Voer de achternaam van de auteur (of auteurs) en het overeenkomstige jaar voor de referentie in de memotekst tussen haakjes in. Bijvoorbeeld: “Vierdaagse werkweken optimaliseren de productiviteit (Smith, 2005).” Als het een referentie is van een organisatie in plaats van een persoon, gebruik dan de naam van de organisatie in plaats van de naam van de auteur (Working Organization, 2005).

4

Voer de naam van het boek of de publicatie in in plaats van de auteur als de referentie geen auteur heeft. Bijvoorbeeld ("TIME Magazine", 2000). Als er geen datum beschikbaar is, voert u "nd" in in plaats van het jaar.

5

Geef een paginanummer van de bron op als je een heel specifieke verwijzing naar een groot werk wilt maken. Bijvoorbeeld (Smith, 2005, p.201).

6

Maak een lijst van de volledige overeenkomstige referentie in APA-stijl aan het einde van de memo (na de conclusie). Het algemene formaat voor het vermelden van citaten is auteur (achternaam, eerste initiaal), datum tussen haakjes, titel, publicatie, jaargang, uitgave en paginanummer. Bijvoorbeeld: 'Smith, K. (2005, 22 december). Vierdaagse werkweken. Journal of Working Weeks, 120 (4), 201-210. Zet elk citaat in alfabetische volgorde op de achternaam van de eerste auteur en laat elke regel na de eerste regel inspringen.