Onkostenvergoeding versus afschrijvingen

Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes vereisen dat bedrijven inschatten hoeveel van het geld dat hun klanten verschuldigd zijn, nooit zullen worden betaald, en dat bedrag in hun jaarrekening opnemen. Ze doen dit door oninbare kosten te nemen en afschrijvingen uit te voeren. Een oninbare uitgave anticipeert op toekomstige verliezen, terwijl een afschrijving een boekhoudkundige manoeuvre is die eenvoudigweg erkent dat er een verlies is opgetreden.

Houd rekening met onbetaalde rekeningen

Op basis van hun eigen ervaring moeten de managers van een bedrijf een algemeen idee hebben hoeveel van de vorderingen van het bedrijf - de openstaande rekeningen van de klanten - uiteindelijk onbetaald zullen blijven. Boekhoudnormen vereisen dat bedrijven een "vergoeding" behouden voor hun schatting van die oninbare rekeningen.

Als de ervaring van uw bedrijf u bijvoorbeeld leert dat 1,5 procent van de vorderingen oninbaar zal zijn en uw huidige debiteurensaldo $ 20.000 is, zou u een uitkering van $ 300 moeten hebben. Uw balans zou $ 20.000 aan vorderingen laten zien, gecompenseerd door de $ 300 toelage, voor een "netto debiteuren" van $ 19.700.

Onkostenvergoeding

Wanneer een bedrijf zijn vergoeding moet aanvullen, doet het dit door een oninbare vordering te boeken voor het noodzakelijke bedrag. U hebt bijvoorbeeld een toelage van $ 300 nodig, maar heeft momenteel slechts $ 200 toegewezen aan de toelage. U zou een oninbare uitgave van $ 100 op uw resultatenrekening opnemen en de vergoeding met $ 100 verhogen tot het nieuwe totaal van $ 300. Merk op dat u de oninbare vorderingen registreert - en dus uw winst verlaagt - alleen in afwachting van klanten die hun rekeningen niet betalen.

Er zijn nog geen schulden echt slecht gegaan. Dit volgt het boekhoudprincipe van conservatisme: een bedrijf mag zijn activa nooit overdrijven, en niet erkennen dat bepaalde rekeningen van klanten niet worden betaald, zou de waarde van de te ontvangen debiteuren overdrijven, wat een actief is.

Werkelijke afschrijving van schulden

Op een gegeven moment zal een schuld daadwerkelijk slecht worden - een klant zal een rekening niet lang genoeg betalen, zodat het bedrijf tot de conclusie komt dat de rekening oninbaar is. Als dat gebeurt, schrijft het bedrijf de schuld af. U hebt bijvoorbeeld $ 20.000 aan debiteuren en een toelage van $ 300, voor een netto bedrag van $ 19.700. U bepaalt dat een klant die u $ 180 schuldig is, nooit zal betalen.

Om de schuld af te schrijven, vermindert u beide debiteuren en de vergoeding met het bedrag van de oninbare schuld - $ 180. Je hebt nu een debiteurensaldo van $ 19.820 en een toelage van $ 120. De netto-debiteuren blijven hetzelfde: $ 19.700. De afschrijving heeft geen directe invloed op de winstgevendheid van uw bedrijf, omdat u de dubieuze debiteuren al hebt "opgenomen". Het kan echter zijn dat u een nieuwe uitgave voor oninbare vorderingen moet maken om uw uitkering aan te vullen.

Te kleine vergoeding

Het is mogelijk om te onderschatten hoe groot een vergoeding u moet aanhouden voor oninbare rekeningen. Het is ook mogelijk dat een ongewoon grote schuld mislukt, waardoor het bedrag dat u opzij hebt gezet, te veel wordt. In beide gevallen kan het zijn dat u een hoger bedrag moet afschrijven dan het huidige saldo van uw toeslag. Als dat gebeurt, moet u onmiddellijk een oninbare uitgave boeken om uw uitkering "ingehaald" te krijgen, en vervolgens de oninbare schuld afschrijven.