Outlook-e-mails exporteren naar Excel-spreadsheets

Outlook is een van de beste beschikbare e-mailprogramma's en de eerste keuze voor veel zakelijke e-mailgebruikers. Het platform is krachtig omdat het grote hoeveelheden e-mails goed organiseert, integreert met talloze extensies van derden, hoge verzendlimieten heeft voor commercieel gebruik, en meerdere accounts eenvoudig kunnen worden aangemaakt en beheerd op één server.

Een van de tekortkomingen van Outlook betreft een gemakkelijke methode om e-mails te exporteren of de mogelijkheid om snel gegevens uit e-mail te halen. Er zijn tal van mogelijkheden, variërend van het kopiëren en plakken van individuele e-mails in tekstdocumenten tot exporteren naar een CSV- of Excel-formaat. Geen enkele optie is perfect en aangepaste opmaak gaat vaak verloren tijdens het proces.

Waarom e-mails exporteren?

Er zijn eigenlijk maar een paar redenen om e-mails vanuit Outlook te exporteren. Als je je inbox naar een andere server en platform wilt verplaatsen, moet je exporteren als je geen nieuwe start wilt. En als u naar een nieuw systeem overschakelt, kunnen al uw belangrijke e-mailconversaties van eerdere uitwisselingen verloren gaan.

Exporteer naar een Excel-werkmap of een van de vele andere indelingen om te voorkomen dat u waardevolle e-mailgegevens kwijtraakt. Houd er rekening mee dat uploaden naar een leesbaar en gemakkelijk te definiëren formaat op een nieuw systeem waarschijnlijk moeilijk of onmogelijk is. Het Excel-blad kan conversaties organiseren en fungeren als een database waarin u kunt zoeken naar oude contacten en conversaties op context of datum.

De andere reden om e-mails te exporteren, is om de gegevens op te slaan in een back-upbestand. Gevoelige informatie die mogelijk moet worden teruggeroepen voor juridische of persoonlijke doeleinden, is het waard om een ​​back-up te maken. Als uw server ooit wordt schoongeveegd, slaat het Excel-bestand alles op van eerdere e-mailconversaties.

Exporteer e-mails van Outlook naar Excel

Het exporteren van e-mails van Outlook naar Excel is eenvoudig. Houd er echter rekening mee dat u alleen platte tekst en basislinks behoudt. Alle andere opmaak gaat verloren. Als u de opmaak uiteindelijk wilt herstellen, is opslaan als HTML-bestanden een goed alternatief.

Open Outlook en klik op de optie "Bestand", gevolgd door de optie "Openen en exporteren". Klik op "Import / Export" en "Export to a File" voordat u het bestandstype instelt op Excel. Een CSV is vergelijkbaar en kan later, indien gewenst, gemakkelijk naar een Excel-werkmap worden overgezet.

Kies ten slotte de doelmap waar het bestand moet worden opgeslagen. Selecteer "Voltooien" om de e-mails op te slaan in de opgegeven map. Sluit Outlook af en ga naar de map. Controleer of het bestand is opgeslagen en probeer het te openen. De Excel-werkmap of het CSV-bestand zou moeten openen met alle e-mailgegevens.

Alternatieve opties

Andere bestandstypen worden ook ondersteund door Outlook. Het .PST-label is specifiek bedoeld voor het maken van back-ups van Outlook-e-mails en andere gegevens die op de server zijn opgeslagen. De .OLM heeft dezelfde functie op Mac-systemen. De vangst hier is dat het bestand alleen compatibel is met andere Outlook-e-mails. Als u de e-mailgegevens wilt openen of overbrengen, moet dit binnen een ander Outlook-account gebeuren.

De andere oplossing is specifiek voor Gmail. U kunt binnen Outlook een Gmail-account instellen, wat in feite betekent dat u een Gmail-server maar een Outlook-gezicht gebruikt om uw e-mails te beheren. De systemen werken samen en u kunt alle Outlook-e-mails in de afzonderlijke mappen kopiëren en naar nieuwe Gmail-mappen verplaatsen. Als u Outlook verlaat nadat u de e-mails heeft verplaatst, blijven ze op de Gmail-server.

Het overzetten van e-mails van een heel bedrijf met meerdere accounts is moeilijk en er is geen duidelijke route om van platform te wisselen. Integratie met een systeem als Salesforce dat alle acties afzonderlijk bijhoudt, helpt, omdat die acties opgeslagen blijven op het Salesforce-account. Wijzig servers, en je hebt tenminste nog de e-mailadressen en geschiedenis voor elke e-mail. Anders is een serverwisseling moeilijk en ietwat rommelig.