Waarom hebben activa en kosten beide een debetsaldo?

Hoewel het tegenstrijdig lijkt dat activa en uitgaven beide debetsaldi kunnen hebben, is de verklaring vrij logisch wanneer men de basisprincipes van de boekhouding begrijpt. De moderne boekhoudkundige theorie is gebaseerd op een systeem met dubbele invoer dat meer dan 500 jaar geleden is gemaakt en wordt gebruikt door Venetiaanse handelaren. De fundamenten van dit systeem zijn door de jaren heen consistent gebleven.

Dus wat zijn de basisprincipes van een boekhoudsysteem?

De eerste accounts instellen

De eerste stap bij het opzetten van een boekhoudsysteem voor een bedrijf is het identificeren van de rekeningen die nodig zijn om de financiële transacties van het bedrijf vast te leggen. Een startlijst met accounts voor een bedrijf kan zijn

  • Contant geld.
  • Debiteuren.
  • Voorraad.
  • Vaste activa.
  • Boekhoudkundig personeel.
  • Bankleningen.
  • Eigen vermogen.
  • Inkomsten.
  • Uitgaven.

De lijst met rekeningen staat bekend als het rekeningschema. Naarmate het bedrijf groeit, kunnen er meer accounts aan deze lijst worden toegevoegd om tegemoet te komen aan de grotere diversiteit aan transacties.

Activa, passiva en eigenvermogensrekeningen worden beschouwd als "permanente rekeningen". Deze rekeningen worden aan het einde van het boekjaar niet afgesloten. Hun saldi worden overgedragen naar de volgende boekhoudperiode.

Inkomsten- en onkostenrekeningen worden ingesteld als "tijdelijke rekeningen". De saldi in deze rekeningen stijgen en dalen gedurende het jaar en worden afgesloten aan het einde van de boekhoudperiode.

Boekhoudkundige basisprincipes

Bijschrijvingen en afschrijvingen worden in het dubbel boekhoudsysteem gebruikt als een methode om financiële transacties te registreren. Elke boeking in het boekhoudsysteem moet een debet en een credit hebben en er zijn altijd minstens twee rekeningen bij betrokken. Een proefbalans van de volledige boekhoudkundige posten voor een bedrijf betekent dat het totaal van de afschrijvingen gelijk moet zijn aan het totaal van alle tegoeden.

Invoer wordt gemaakt in een formulier dat bekend staat als T-accounts. Dit is een visueel hulpmiddel dat een rekening in het grootboek vertegenwoordigt. De naam van de rekening wordt boven het bovenste gedeelte van de T geplaatst. Debetboekingen worden aan de linkerkant van de T geplaatst en creditboekingen aan de rechterkant.

Om de verwarring rond de betekenis van debet- en creditcards te elimineren, moet men het concept accepteren dat de woorden geen andere betekenis hebben dan links en rechts. Dat is alles. Het is niet ingewikkelder dan dat. Afschrijvingen worden gebruikt om stijgingen van activa en uitgaven te registreren.

Laten we dit proces illustreren met een eenvoudig voorbeeld. Stel dat de officemanager $ 375 uitgeeft om papier, pennen en toner voor de printer te kopen en deze aankoop betaalt door een cheque uit te schrijven.

De invoer zou een afschrijving van $ 375 zijn op de onkostenrekening voor kantoorbenodigdheden en een tegoed van $ 375 op de bankrekening van het bedrijf.

De boekhoudkundige vergelijking

De boekhoudkundige vergelijking is de basis van een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding.

  • De fundamentele boekhoudkundige vergelijking is als volgt:
  • Activa = passiva + eigen vermogen

Het gebruik van dubbele boekhouding zorgt ervoor dat de balans altijd in balans is en dat een proefbalans van afschrijvingen en tegoeden altijd gelijk is.

Laten we een ander voorbeeld nemen om dit principe te illustreren. Stel dat de productiemanager een aankoop deed van $ 3.200 aan grondstoffen die nodig zijn om de producten van het bedrijf te vervaardigen. De aankoop is gedaan bij een van de leveranciers van het bedrijf met betaling binnen 30 dagen.

De invoer zou een afschrijving van $ 3.200 zijn op de grondstoffenvoorraad en een krediet van $ 3.200 op de crediteuren.

Laten we nu eens kijken welke accounts debet- en creditsaldi bevatten.

Normale saldi op rekeningen

Op rekeningen staan ​​normaal gesproken schulden of tegoeden. Hieronder volgt een lijst met normale saldi voor de basisrekeningen:

  • Contant: debet.
  • Debiteuren: Debet.
  • Inventaris: debet.
  • Vaste activa: debet.
  • Schulden: krediet.
  • Bankleningen: krediet.
  • Eigen vermogen: krediet.
  • Opbrengsten: krediet.
  • Uitgaven: Debet.

Doorgaans bevatten de balansrekeningen activa met debetsaldi en passiva als creditsaldi. Dit zijn statische cijfers en geven de financiële positie van de onderneming op een bepaald moment weer.

Opbrengsten- en onkostentransacties zijn records van in- en uitstromen over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar. Deze financiële transacties worden in de loop van de tijd verzameld en afgesloten met het aanpassen van boekhoudkundige gegevens aan het einde van de periode, hopelijk met winst. De resulterende winst of het resulterende verlies wordt geboekt op de rekening voor het eigen vermogen om het saldo in de boekhoudkundige vergelijking te behouden.

Beschouw dit voorbeeld van hoe het boekhoudproces werkt. Te beginnen met de boekhoudkundige vergelijking van activa gelijk aan de som van de verplichtingen plus het eigen vermogen:

  • Activa: $ 3.750.000.
  • Verplichtingen: $ 1.800.000.
  • Eigen vermogen: $ 1.950.000.

Gedurende een jaar heeft het bedrijf de volgende inkomsten en uitgaven:

  • Inkomstenkredieten: $ 3.340.000.
  • Uitgaven voor kosten van verkochte goederen - afschrijvingen: $ 2.000.000.
  • Administratieve en overheadkosten-afschrijvingen: $ 1.000.000.
  • Belastingen-afschrijvingen: $ 100.000.
  • Nettowinst: $ 240.000 (dit is een winst die wordt bijgeschreven op de vermogensrekening van de eigenaren).

Stel voor het gemak dat het bedrijf al zijn verkopen voor contanten heeft gedaan. In dit geval zouden de activa van het bedrijf in de loop van het jaar toenemen met $ 240.000 aan geïnde contanten en zou de vermogensrekening van de eigenaren toenemen tot $ 2.190.000 ($ 1.950.000 + $ 240.000).

Nu hebben we de boekhoudkundige vergelijking:

  • Activa: $ 3.750.000 + $ 240.000 = $ 3.990.000.
  • Verplichtingen: $ 1.800.000 .
  • Eigen vermogen: $ 2.190.000. $ 3.990.000 = $ 1.800.000 + $ 2.190.000.

De saldi van de boekhoudkundige vergelijking; alles is goed, en het jaar begint opnieuw.

Activarekeningen met debetsaldi

Dit zijn typische activarekeningen met debetsaldi:

  • Contant geld.
  • Verhandelbare effecten.
  • Debiteuren.
  • Voorraad.
  • Vooruitbetaalde kosten.
  • Gebouwen.
  • Uitrusting.

Laten we eens kijken naar een paar voorbeelden van boekingen in deze activarekeningen.

  • Betaling van openstaande verschuldigde bedragen aan een leverancier:
  • Debitering van crediteuren: dit vermindert het saldo dat verschuldigd is aan de leverancier.
  • Credit to cash: kassaldo wordt verminderd met het aan de leverancier betaalde bedrag.
  • Een klant betaalt een vordering op het bedrijf:
  • Debet naar contant: contant geld wordt op een bankrekening gestort, waardoor het kassaldo toeneemt.
  • Krediet aan debiteuren: het openstaande saldo van de klant wordt verlaagd.
  • Bedrijf koopt een nieuw magazijn:
  • Afschrijving van vaste activa: Activa wordt verhoogd met de waarde van het gebouw.
  • Krediet aan bankleningen: er wordt geld geleend van de bank om de aankoop van een gebouw te financieren.
  • Aankoop van apparatuur voor productielijn; betaald per cheque:
  • Afschrijving van apparatuuractiva: de hoeveelheid apparatuur wordt verhoogd door aankoop.
  • Creditering op bankrekening: Contant geld op bankrekening wordt verminderd met het aankoopbedrag.

Onkostenrekeningen met debetsaldi

Normaal gesproken bevatten onkostenrekeningen debetsaldi aan de linkerkant van de T-rekening. Afschrijvingen verhogen het saldo op een onkostenrekening. Voorbeelden van deze accounts zijn

  • Salarissen.
  • Huur.
  • Benodigdheden.
  • Interesseren.
  • Verzekering.
  • Licenties.
  • Adverteren.

Hier volgen enkele voorbeelden van boekingen op een onkostenrekening:

Betaling van salarissen:

  • Afschrijving van salarissen: het bedrag van de betaalde salarissen wordt van de onkostenrekening afgeschreven.
  • Credit to cash: het saldo op de bankrekening wordt verminderd met het bedrag van de betaalde salarissen.

Betaling huur:

  • Debet naar huurkosten: betaalde huur verhoogt het debetsaldo op de huurkostenrekening.
  • Krediet aan contant geld: het banksaldo wordt verminderd met de betaalde huur.

Aankoop van fabricagebenodigdheden:

  • Debitering van kosten voor benodigdheden: het aankoopbedrag wordt van de kosten van benodigdheden gedebiteerd.
  • Krediet aan crediteuren: het aan de leverancier verschuldigde bedrag wordt verhoogd met de aankoop.
  • De meeste onkostentransacties hebben een contante afschrijving of een creditering.

Na het idee te hebben begrepen dat debiteringen en credits de linker- en rechterkant van een T-rekening betekenen, wordt het vrij eenvoudig om de logica te volgen van hoe boekingen worden geboekt. Activarekeningen worden verhoogd met debetboekingen en de saldi van onkostenrekeningen nemen toe tijdens de boekhoudperiode met debettransacties. De resultaten van de inkomsten- en uitgavenrekeningen worden samengevat, afgesloten en aan het einde van het jaar geboekt op de ingehouden winsten van het bedrijf. Elke afschrijving of creditering van onkosten wordt op nul gezet en begint opnieuw.