Salaried Vs. Contractmedewerkers

Steeds meer bedrijven omarmen een contract en extern personeel voor specifieke soorten functies. Hoewel het voor bepaalde functies voordelen heeft om contractmedewerkers te gebruiken boven werknemers in loondienst, zullen deze niet-permanente posities de behoefte aan werknemers van het bedrijf niet volledig vervangen. Wettelijk gezien is iemand die een salaris heeft betaald met belastingen en verzekeringskosten die aan haar dienstverband zijn toegerekend, een werknemer; een aannemer is onafhankelijk van het bedrijf, onderhoudt zijn eigen overhead en is technisch gezien geen werknemer.

Definieer aannemer Vs. Werknemer

Het verschil tussen werken als aannemer of werknemer lijkt in eerste instantie misschien geen belangrijk onderscheid voor bedrijven, of zelfs voor werknemers. Maar er zijn ernstige fiscale en verzekeringsimplicaties als het bedrijf of de werknemer de verschillen niet begrijpt en de regels niet volgt.

De IRS heeft een werknemer gedefinieerd: een werknemer krijgt een toegewezen salaris met een W-2-formulier waarin zijn loon, belastinginhoudingen en specificatie en inhoudingen worden vermeld, samen met vergoedingsplannen. Het bedrijf bepaalt de werklocatie van de werknemer, zijn rooster en zijn specifieke taken, allemaal onder voorbehoud van aanpassingen als het bedrijf dat vereist. In wezen worden alle aspecten van het werk van een werknemer gecontroleerd door de werkgever.

Een aannemer is een zelfstandige werknemer die over het algemeen haar eigen bedrijf runt om bepaalde soorten werk uit te voeren. Aannemers worden over het algemeen betaald voor elke voltooide taak en ze ontvangen een formulier 1099 van hun klanten om hun inkomen vast te leggen. De aannemer kan hetzelfde soort werk voor meerdere bedrijven doen en is niet onderworpen aan het controleaspect van een werkgever. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een interne IT-manager - een werknemer - inhuren die op kantoor moet komen om IT-protocollen en beveiliging te bewaken, bij te werken en aan te passen. Als alternatief kan het bedrijf een IT-adviseur van een aannemer inhuren die de beveiliging vanaf een externe locatie bewaakt en alleen op kantoor komt wanneer dat nodig is.

Arbeidsvoorwaarden en nadelen van werknemers

Salarismedewerkers bieden zowel voor- als nadelen voor bedrijfsleiders. Een bedrijf, vooral een bedrijf dat kantooruren heeft om klanten te bedienen, moet een bepaald aantal werknemers per uur of in loondienst hebben om de activiteiten tijdens werkuren gaande te houden. Behalve dat er mensen beschikbaar zijn om consumenten te helpen, is het belangrijk dat bedrijfsleiders de mogelijkheid hebben om de toegewezen taken van elke medewerker te controleren en te wijzigen, indien nodig. Dit betekent dat de baas de interacties en processen van werknemers kan controleren. Het betekent dat de werknemer onderworpen is aan het bedrijfsbeleid en de procedures die ervoor zorgen dat de diensten worden geleverd volgens de wensen van het bedrijf.

Naast de voordelen voor de werkgever zijn er voordelen voor werknemers. Wanneer een werknemer een salaris met voordelen ontvangt, weet hij dat zijn belastingen worden betaald. Hij weet dat zijn pensioenplan wordt gefinancierd. Hij heeft er vertrouwen in dat hij een stabiele baan heeft die persoonlijke zekerheid biedt. Dat vertaalt zich voor veel medewerkers in een positieve en productievere houding. Het stelt medewerkers ook in staat zich te binden en een bedrijfscultuur op te bouwen. Het wordt een microkosmos van een sociale omgeving - een teambenadering met vrienden, coaches en mentoren die werknemers helpen om grotere en betere dingen te doen.

De nadelen van loontrekkenden zijn de kosten voor de werkgever, maar ook de inflexibiliteit voor de werknemer. Vanwege de extra belastingen en verzekeringskosten, plus de overhead om meer personeel te behouden, kunnen werknemers duurder zijn dan aannemers. Werknemers die op zoek zijn naar een flexibel rooster, kunnen moeite hebben met de starheid van sommige banen.

Contractuele voordelen en nadelen voor werknemers

Contractmedewerkers zijn een lenig personeelsbestand voor werkgevers. Aannemers kunnen op afstand of voor een beperkte tijd aan specifieke taken werken. Dit vermindert de overhead aanzienlijk, ook al kosten sommige aannemers mogelijk meer per uur dan een in-house betaalde werknemer. Het bedrijf kan taken toevoegen of verminderen als de behoeften veranderen of het budget verandert zonder verhaal van de aannemer. Het bedrijf is ook niet aansprakelijk voor het handhaven van werkloosheids-, socialezekerheids- of Medicare-belastingen voor de aannemer.

Aannemers genieten over het algemeen van de flexibiliteit van hun baan en kunnen uitgaven aftrekken om de belastingen te compenseren die ze later zullen betalen op basis van hun inkomsten. Deze flexibiliteit is een voordeel voor de aannemer, maar wordt soms een probleem voor werkgevers die de uren van een aannemer niet kunnen beheersen. De werkgever kan geen openlijke controle hebben over de planning, dus als er een dringende behoefte is die moet worden aangepakt, is het bedrijf onderworpen aan de beschikbaarheid van de planning van de aannemer.

Fiscale overwegingen van werkgelegenheid

Zoals eerder vermeld, wordt een werknemer in loondienst betaald met een W-2-status. Als onderdeel van haar eerste instappakket vult ze een W-9-formulier in om haar inhoudingen te vermelden - in wezen hoeveel aan staats- en federale belastingen ze van elk salaris wil worden ingehouden. Bovendien trekt het salaris de gekozen inhoudingen af, zoals die voor pensioen of ziektekostenverzekering. Sociale zekerheid, Medicare en andere secundaire belastingen worden ook door de werkgever ingehouden op basis van de betalingsverantwoordelijkheid van de werknemer. De W-2 van een werknemer is ook onderhevig aan automatische beslaglegging voor zaken als achterstallige kinderbijslag, achterstallige belastingen, gerechtelijke uitspraken en andere verschuldigde items.

De contractmedewerker wordt betaald door middel van een cheque of directe storting. Aan het einde van het jaar ontvangt hij van elke klant een formulier 1099 om rekening te houden met zijn inkomsten, tenzij een bedrijf hem $ 600 of minder voor het jaar heeft betaald. Daarom moeten aannemers voorzichtig zijn met het bijhouden van inkomensgegevens van alle klanten, ongeacht het bedrag, omdat alle inkomsten belastbaar zijn, zelfs als er geen formulier 1099 wordt uitgegeven. In de meeste gevallen heeft de contractmedewerker geen voordelen, geen belastingen en geen inhoudingen die op zijn loon worden ingehouden. Met andere woorden, als zijn verdiende inkomen $ 25.000 is, is zijn loon $ 25.000. Hij moet belastingen indienen met een schema C om rekening te houden met zijn zakelijke inkomsten en uitgaven. Hij moet ook driemaandelijkse inkomstenbelasting betalen om boetes te voorkomen bij het voltooien van zijn terugkeer.

Werkgevers worden gestraft voor het niet tijdig indienen van formulieren per jaar, omdat werknemers voldoende kennisgeving nodig hebben om hun belastingaangifte binnen de deadlines in te dienen. Als een werkgever het formulier W-2 of formulier 1099 niet afgeeft op 31 januari van het jaar waarin de belastingaangifte voor het voorgaande jaar verschuldigd is, zullen er financiële sancties gelden voor elk niet-ingediend document. De kosten beginnen bij $ 50 per formulier, met een maximum van $ 536.000 voor grote bedrijven.

Een werkgever is niet alleen onderworpen aan boetes en mogelijke controlevlaggen als hij geen formulieren indient binnen het juiste tijdsbestek, hij is ook onderworpen aan onderzoek door regelgevende instanties door het ministerie van Arbeid. De IRS-boetes zijn van toepassing op elke verkeerde classificatie, plus 1,5 procent in boetes tot 40 procent VAIS-belastingen die niet zijn ingehouden op het werknemersaandeel en op 100 procent van het werkgeversdeel. VAIS vertegenwoordigt ongeveer 15,3 procent van de loonlijst, waarbij werknemers en werkgevers het totaal opsplitsen.

Als een werknemer bijvoorbeeld drie jaar lang ten onrechte $ 100.000 als aannemer heeft betaald, kan de werkgever tot $ 150 betalen voor drie jaar verkeerd indienen van de formulieren en nog eens 1,5 procent van het bedrag dat naar de sociale zekerheid en Medicare had moeten gaan. Stel dat de bedragen van de werkgever 6,2 procent waren voor sociale zekerheid en 1,45 procent voor Medicare. Dat is 7,65 procent, plus de boete van 1,5 procent, in totaal 9,15 procent van de $ 100.000. Dat is $ 9.150 voor elk van de drie jaren - meer dan $ 27.000 alleen te betalen van het werkgeversdeel.

Het werknemersdeel is nog steeds 7,65 procent, voor een totaal van $ 7.650 per jaar met 40 procent betaald door de werkgever als boete. Dat is $ 3.060 aan extra boetes, of nog eens $ 9.180 voor drie jaar verkeerde classificatie van de werknemer.

Kostenvergelijking: salaris versus salaris. Aannemer

Om de kosten en baten voor de werkgever voor elk type werknemer te vergelijken, moet worden gekeken naar het salaris of uurtarief plus de kosten van vergoedingen en overhead van een contractmedewerker versus een loontrekkende werknemer. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat beide medewerkers gedurende een jaar dezelfde functie vervullen en dezelfde uren werken.

De kosten die bij de loontrekkenden worden meegerekend, omvatten secundaire arbeidsvoorwaarden zoals gezondheidszorg en pensioen, plus ziekte- en vakantietijd. Er zijn ook kantooroverheadkosten en algemene en administratieve kosten; als je mensen hebt die op kantoor moeten zijn, moet je ruimte, voorraden, apparatuur hebben die ze kunnen gebruiken en mensen om ze te beheren. Deze kosten kunnen de uurkosten van een werknemer van $ 40 per uur in beslag nemen en ervoor zorgen dat het effectieve uurloon $ 80 per uur kost. Als u een aannemer $ 60 per uur betaalt om hetzelfde werk te doen, met weinig of geen andere overheadkosten, bespaart u geld.

Medewerkers misbruiken als contractanten

Sommige bedrijfseigenaren huren werknemers in die niet zijn uitgesloten van de IRS-controletest. Ze doen dit om te voorkomen dat ze dure loonheffingen en premies voor werknemersverzekeringen moeten betalen en om de aansprakelijkheid van werknemers op zich te nemen. Als een bedrijf vastbesloten is de regels met betrekking tot de status van een werknemer te overtreden, worden ze onderworpen aan boetes en straffen bij staats- en federale autoriteiten.

Een werknemer die rechtmatig als aannemer is aangenomen, kan als werknemer worden aangenomen op basis van veranderingen in de behoeften en verzoeken van de bedrijfsleiding. Als dit gebeurt, moet het bedrijf de werknemer overzetten van een aannemer naar een werknemer in loondienst. Een nieuwe arbeidsovereenkomst moet worden geschreven met de juiste voorwaarden; de nieuwe werknemer wordt vervolgens aangenomen als een nieuwe medewerker, waarbij alle benodigde belastingformulieren worden ingevuld. Ze is niet langer een aannemer en het bedrijf voegt de informatie van de nieuwe werknemer toe aan het beloningsbeleid voor werknemers.

Het type werknemer kiezen

Houd bij het zoeken naar een nieuwe medewerker eerst rekening met de behoeften van het bedrijf. Schrijf een functieomschrijving die alles omvat, van taken en vaardigheden tot vereisten met betrekking tot uren en beschikbaarheid. U heeft bijvoorbeeld iemand nodig die voor speciale evenementen afwisselend op zaterdag kan werken. Dit zou een onderdeel zijn van hoe u definieert wat u nodig heeft en of u die uren moet beheersen. Als u slechts drie van de 40 uur per werkweek iemand nodig heeft voor specifieke taken, is het misschien prima om een ​​aannemer in te huren.

Overweeg echter meer dan de kosten. Overweeg de rol die de medewerker zal spelen met andere teamleden en consumenten. Veel verzekeringsagenten werken alleen in opdracht en worden beschouwd als onafhankelijke contractanten die in hetzelfde kantoor werken. Hetzelfde geldt voor makelaars. Het kan zijn dat ze wekelijkse vergaderingen moeten bijwonen, maar anders hebben ze flexibiliteit in hun schema's en hoe ze hun deel van het bedrijf runnen. Een van de belangrijkste voordelen van contractmedewerkers in dergelijke situaties is dat mensen hongerig zijn om te slagen. Dit helpt het bedrijf om het goed te doen, en de reputatie van het kantoor bouwt momentum op bij de consument.

Tegelijkertijd kunnen contractmedewerkers overbelast raken als ze vinden dat er niet genoeg werk is om in hun inkomen te voorzien. Een bedrijf kan een aannemer verliezen die ergens anders een beter contract vindt.

Waarschuwing

Werkgevers zijn aansprakelijk voor fouten met betrekking tot bronbelasting op formulier W-2 of formulier 1099 aan het einde van het jaar. Gebruik een CPA of professionele salarisadministratie om ervoor te zorgen dat u de salarisadministratie van werknemers correct classificeert en indient. De IRS en het ministerie van Arbeid leggen de last op werkgevers, niet op werknemers.